檔案應用問答

Q：什麼是檔案應用？

A：係指依據檔案法第 17 條至第 21 條規定，民眾可向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案，機關提供應用之相關作業程序(包括檔案應用申請、申請審核及回覆、準備檔案、閱覽抄錄或複製檔案、還卷及檔案應用統計等事項)皆屬檔案應用之範疇。檔案管理之最終目的係為促進檔案之開放與應用， 確保民眾知的權利，並使檔案資源獲得再利用。

Q：辦理檔案應用之申請資格為何？

A：依行政程序法、民法相關規定，滿18歲有行為能力之成年人、機關團體或其授權之代理人、委任人均可為應用檔案之申請人，未成年人申請應用機關檔案，應由法定代理人代理。但限制開放檔案則限當事人或利害關係人（附佐證資料），委託方式者須填具委託書。另大陸地區人民、香港及澳門居民，因不符政府資訊公開法第9條規定要件，不得申請應用機關檔案。

Q：申請閱覽、抄錄或複製檔案之方式為何？

A：應填具申請書，載明申請書所列事項，以郵寄或親自持送本學院方式提出申請：相關書表請回到本學院網站相關連結處下載。

Q： 申請應用檔案時若未載明檔號，會不會被以要件不備為由駁回申請？

A： 依檔案管理局機關檔案管理作業手冊「機關受理申請案時，若申請人不知正確的檔號、內容要旨，或申請範圍過大，且申請應用之檔案確實屬機關管有時，基於便民服務與行政效率，建議以機關所管有的公文檔案管理系統或本局建置之『機關檔案目錄查詢網(NEAR)』，協助申請人查詢相關目錄確認，並以另紙方式補正相關資料，不宜以要件不備或資料不全逕予駁回。」爰此，本學院將依檔案管理局此規定辦理。

Q：如何查詢機關典藏檔案相關目錄？

A：您可透過檔案管理局之機關檔案目錄查詢網查詢各機關典藏之檔案目錄。

Q：申請閱覽、抄錄或複製檔案應準備哪些證件？

A：申請人閱覽、抄錄或複製檔案時，應出示審核通知書及身分證明文件並完成登記程序後，由本學院專人陪同進入指定之閱覽處所。

Q：申請閱覽、抄錄或複製檔案有無限制？

A：依檔案法第18條規定，檔案有下列情形之一者，各機關得拒絕申請：

(一)有關國家機密者。

(二)有關犯罪資料者。

(三)有關工商秘密者。

(四)有關學識技能檢定及資格審查之資料者。

(五)有關人事及薪資資料者。

(六)依法令或契約有保密之義務者。

(七)其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。

Q：申請閱覽、抄錄或複製本學院檔案之收費標準？

A：請依檔案管理局訂定之檔案閱覽抄錄複製收費標準辦理。

Q：本學院開放檔案應用之時間為何？

A：申請應用檔案，應於本學院所定時間及場所為之。時間為政府上班日之上午9時至12時，下午2時至5時（請預留合理辦理時程），例假日及國定假日不提供開放檔案應用。

Q：檔案應用申請後其處理期限為何？

A：自受理之日起30日內（參照檔案法第19條規定『各機關對於第十七條申請案件之准駁，應自受理之日起三十日內，以書面通知申請人。其駁回申請者，並應敘明理由。』）以書面或電話通知申請人審核結果；申請如有資料不全應予補正者，會通知申請人於期限內補正。本學院收受申請書後於期限內儘速處理。

Q：請問檔案之應用可否全面開放？

A：檔案之應用以提供複製品為原則，核准應用之檔案如僅其中一部分有應限制公開或提供之情形，本學院將採「分離原則」，去除不得公開部分，就其他部分公開或提供之。

Q：民眾如不服機關准駁之決定，後續應如何進行救濟？

A：依訴願法第4條及第14 條規定，民眾如不服機關准駁之決定，得自審核通知函送達翌日起30日內，繕具訴願書向其上級機關提起訴願。

Q：其他有哪些應注意事項？

A：閱覽、抄錄或複製檔案，應保持檔案資料之完整，並不得有下列行為(參照檔案法第20條及第26條規定辦理，本學院得停止其閱覽或抄錄。其涉及刑事責任者，移送該管檢察機關偵辦。)：

一、添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
二、拆散已裝訂完成之檔案。
三、以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。